B ve C Planın Hazır Mı?

Gelinen iş ortamında, şirketlerin ayakta kalabilmeleri ve rekabette öne çıkabilmeleri için geleneksel planlama yaklaşımlarının ötesine geçmeleri kaçınılmaz hale gelmiştir.
Artık uzun vadeli, katı, değişmez planlar yapmak yerine; kısa dönemli, esnek, adaptasyona açık planlama stratejileri geliştirmek şirketler için bir zorunluluk haline gelmiştir. Tam da bu noktada karşılarına esnek ve modüler planlama kavramları çıkıyor. Peki nedir bu esnek ve modüler planlama, şirketlere ne gibi faydalar sağlar, nasıl hayata geçirilir? Bu yazıda tüm bu sorulara yanıt bulunmaya çalışılacak.
Esnek planlama, kısaca şirketlerin değişen koşullara göre planlarını hızlıca uyarlayabilmelerini sağlayan bir yaklaşım olarak tanımlanabilir. Burada amaç, uzun soluklu, değişmez planlar yapmak yerine; kısa vadeli, gerektiğinde revize edilebilen, dinamik planlar oluşturmaktır. Böylece şirketler beklenmedik gelişmeler karşısında çevik davranabilme, yeni fırsat ve tehditlere göre rotayı değiştirebilme imkanı bulur. Geçtiğimiz yıllarda tüm dünyayı etkisi altına alan pandemi süreci, esnek planlamanın hayati önemini gözler önüne sermiştir. Seyahat, turizm, perakende gibi birçok sektörde faaliyet gösteren şirketler, önceden yaptıkları tüm planları bir kenara bırakıp sıfırdan stratejiler geliştirmek mecburiyetinde kalmıştır. Kimileri bunu başarıyla gerçekleştirip krizi fırsata çevirirken, değişime ayak uyduramayan pek çok firma ne yazık ki kepenk indirmek zorunda kalmıştır.
Modüler planlama ise bir sistemin parçalarının birbirinden bağımsız, değiştirilebilir ve yeniden bir araya getirilebilir olması ilkesine dayanır. Bu, tıpkı bir lego oyunu gibi düşünülebilir. Planın farklı parçaları ihtiyaca göre sökülebilir, yeniden düzenlenebilir, farklı şekillerde kombine edilebilir. Bu da şirketlere pek çok avantaj sağlar. Kaynaklar çok daha verimli kullanılır, riskler minimize edilir, esneklik üst düzeye çıkar. Mesela bir yazılım projesinde modüler planlama sayesinde, farklı ekipler birbirinden bağımsız olarak çalışabilir, kodun farklı parçaları ihtiyaca göre değiştirilebilir, güncelleme ve bakım işlemleri kolayca yapılabilir. Ya da bir otomobil üreticisi modüler planlama ile farklı model ve segmentler için ortak parçalar kullanabilir, stok maliyetlerini düşürebilir, verimliliği artırabilir.
Peki esnek ve modüler bir planlama sisteminin kurulması için atılması gereken adımlar nelerdir? Öncelikle planların daha kısa zaman aralıklarına bölünmesi gerekir. Bir yıllık değil, üç aylık hatta aylık bazda planlamalar yapılmalıdır. Böylece değişen şartlara göre gerekli revizyonları yapmak çok daha kolay hale gelecektir. Ayrıca planlar mümkün olduğunca modüler bir yapıya kavuşturulmalıdır. Yani planın farklı bileşenleri birbirinden ayrılmalı, gerektiğinde bağımsız hareket edebilmeleri sağlanmalıdır. Örneğin insan kaynakları planlaması ile finansal planlamanın birbirinden ayrılması, değişen bütçe koşullarına göre işe alımların adapte edilmesini kolaylaştıracaktır.
Planlama sürecinin olmazsa olmazlarından biri de katılımcılık olarak görülmektedir. Farklı departmanlardan çalışanların sürece dahil edilmesi, çok daha geniş bir bakış açısı kazandırır. Böylelikle muhtemel risk ve fırsatlar önceden öngörülebilir, tüm paydaşların ihtiyaçlarını gözeten bütüncül bir yaklaşım geliştirilebilir. Üstelik çalışanlar kendi katkı sundukları planları çok daha fazla sahiplenir, motivasyonları artar. Bir diğer kritik nokta ise planların sürekli gözden geçirilmesi ve gerektiğinde değişiklik yapmaktan çekinilmemesidir. Koşullar değiştiyse planların da değişmesi doğal karşılanmalıdır. Bu bir başarısızlık değil, çevik olabilmenin bir gereği olarak görülmelidir.
Şirketlerin olası kriz ve acil durum senaryoları için B ve C planları hazırlaması, beklenmedik olaylara karşı hazırlıklı olmalarını sağlar. Hangi koşulda nasıl davranılacağı, kimlerin ne rol üstleneceği önceden netleştirilmeli, herkes bilgilendirilmelidir. Tüm bu süreçlerde veri odaklı karar verme de büyük önem taşır. Sağlam pazar araştırmaları, müşteri geri bildirimleri, rakip analizleri gibi veriler planlamaya yön vermeli, şirketlerin daha isabetli öngörüler yapmasına imkan tanımalıdır.
Planlama bir takım sporudur. Ortak amaçların herkes tarafından özümsendiği, sorumlulukların adil dağıtıldığı, açık bir iletişim ve güçlü bir koordinasyonun hakim olduğu bir takım ruhu ile ancak planlar hayat bulabilir. Geçenlerde bu konuda bir eğitim verilen bir şirkette yaşananlar bu tespiti doğrular niteliktedir. Farklı departmanlar arasında güvensizlik ve iletişimsizlik had safhadaydı. Herkes kendi planını yapıyor, diğer bölümleri umursamıyordu. Yönetim de bu soruna duyarsız kalıyordu. Sonuç olarak hiçbir plan tam anlamıyla uygulanamadı, hedeflerin çoğuna ulaşılamadı. Bu da gösteriyor ki esnek ve modüler planlar ancak takım oyunuyla başarıya ulaşabilir.
Belirsizliklerin hüküm sürdüğü günümüz dünyasında esnek ve modüler planlama artık şirketler için bir seçenek değil, zorunluluk haline gelmiştir. Değişime hızla ayak uydurabilen, farklı senaryolara göre aksiyon alabilen, parçaları birbirinden bağımsız çalışabilen bir planlama yaklaşımı, şirketlere büyük rekabet avantajı sağlar. Unutulmamalıdır ki artık oyunun kuralları değişmiştir. Durağan, uzun soluklu, tek tip planlarla yol almaya çalışmak, günümüz rekabet ortamında ayakta kalmayı imkansız hale getirir. Nasıl ki evrim sürecinde hayatta kalmayı başaranlar değişime en iyi uyum sağlayabilen canlılar olmuşsa, iş dünyasının geleceğini de esnek ve modüler planlama becerilerine sahip şirketler şekillendirecektir.