Hepimiz şunu yaşamışızdır.’’Ben neden buradayım?’’,’’Şimdi ne değişti?’’,’’ Bu zamanı daha verimli geçirebilirdik?’’ Bu düşenceler başkanlık ettiğiniz bir toplantı sonrası söylenmiş de olabilir? Katıldığınız toplantılarda özetleme,tartışma,inceleme gibi sizi bir yere götürmeyen sözler varsa,uzun zamanı alan,net bir amacı ve hedefi olmayan toplantılar oluyorsa, bu yazı için doğru toplantı salonundasınız demektir.
HARVARD, Ağustos 2017’de çeşitli sektörlerden 182 üst düzey yöneticiye katıldıkları toplantılar hakkında sorular sorarak bir araştırma yaptı ve şunları söyledi:
Toplantıların %71’i verimsiz
Toplantıların %65’i, kendi işlerini tamamlamalarına engel olduğunu söyledi.
Düzenli olarak buluşan profesyoneller hayallere daldıklarını (%91), toplantıların bazı kısımlarını kaçırdıklarını (%95) itiraf ediyor.
Toplantı katılımcılarının %39’u toplantı sırasında uyukladığını itiraf etti.
Toplantılara başka işler getirenlerin oranı ise %70’ten fazla.
Toplantıların, seyahat, ofis, ikram ve zaman maliyetlerini düşündüğümüzde konuya bakış açımızı değiştirmemiz gerekmektedir. Toplantı yapmak, iş dünyasının gerçeği ve bu durum zamanda harika şeyler başarmak, herkesin süreçten faydalanması algısı oluşturmamaktadır. Verilen tepki, ‘’Bu, müşterilerimin başarıya ulaşmasına yardımcı olmak için dışarı çıkmak yerine bir toplantı odasında geçirmem gereken bir saat daha’’ şeklindedir.
Toplantılarımız, net amaca hizmet eder, bu yüzden herkes orda olması gerekli ve üzerinde anlaşmaya varılan eylemler-adımlar ile sonuçlanır diyor musunuz? Buna hayır diyorsanız hastalık kurumunuzda yayılmıştır.
Salgının Tanısını Koyalım: Kurumunuzda bunlar var mı?
Toplantılar, rutinleşmiş bir takvimde oluyorsa, toplantıya ihtiyaç olup olmadığını tartışmak içinse veya gerçekleşen bir toplantının gözden geçirilmesi için yapılıyorsa.
Çalışan davet ediliyor ancak orada olma zorunluluğu yok ise.
Toplantıyı düzenleyen kişi, kurumdaki varlığını göstermek için yapıyorsa.
Toplantıyı düzenleyen, ‘’takımın desteğine ihtiyacımız var’’ veya ‘’toplantılar ekip bağı kurmak için harikadır’’ gibi bahaneler sunuyorsa.
Toplantıya geç gelmek ve herkes ulaşıncaya kadar beklemek kabul edilebilir ise.
Toplantı başlamadan birileri kaçta bitecek diye soruyorsa.
Standart toplantılar süreyi sürekli aşıyorsa.
Daha önce bunları konuştuk, aynı teğet üzerinde ilerliyoruz düşüncesi var ise.
Hazırlık, planlama ve net bir uygulama olmadan, 30-45 dakikalık basit bir toplantı 1 kaç saate uzuyor ya da sonra tekrar bir araya gelme düşüncesiyle bitiyorsa.
’15 dakikamız kaldı, başka ne konuşabiliriz?’ denilen durumlar yaşanıyorsa.
Toplantıda alınan kararların özeti katılanlarla paylaşılıyor ve takibi yapılmıyorsa,
Toplantıyı düzenleyenin gündemi konuşuluyor ve sizin gündeminiz, sorunlarınız dinlenmiyor ise.
Toplantı yapmak bir ihtiyaçtır. Burada verimsiz toplantıların, para ve zaman kaybını hesaplamanın öneminden bahsediyorum. İnsanlar, yüksek performans için müşteri hizmetleri, hesap yönetimi, satış becerileri vb konularında eğitim alıyor. Toplantı görgü kuralları konusunda eğitim almıyor.
Kurumda her şey acil ve önemli durumuna gelmiş ise toplantı yapmak ya da katılmak ızdıraba dönüşmeye başlamıştır. Gerçek şu ki bazı profesyoneller, verimli bir toplantının gücünü ve daha iyi nasıl yapılacağını bilmeden, konfor bölgelerine sıkışıp kalmışlar.
Toplantılarınızı Güçlendirin: İş Yerinde Toplantı Verimliliği
Daha kısa sürede daha fazlasını başarmak için, verimli hareket etmemiz gereken, hızlı rekabetçi, tempolu bir dünyada yaşıyoruz. Zaman en değerli varlığımız ve arzı yetersiz. Peki, bu konuda ne yapılabilir? Bu büyük zaman, para ve üretkenlik israfının 21. yüzyılda iş yapmanın bir parçası olduğunu kabul etmek zorunda mıyız?
Bir yabancı yolda sizi durdurup sohbet etmek istediğinde, ‘’neden ben?’’ diye soruyor muyuz? Ya da ‘’üzgünüm çok meşgulüm’’ diyor muyuz? İş ortamında bunu kimse yapamaz. Bir toplantıya sürüklendiyseniz nedenini, organizatöre akıllarında net bir hedef olup olmadığını, gündemi ve uzunluğunu sorgulamıyoruz.
Etkili ve verimli toplantıların davranış kuralları:
Amaç: Toplantınızın amacını ve katılacakların nasıl fayda sağlayacaklarına karar verdiğinizde paylaşın. Fayda yoksa orada olmasına da gerek yoktur. Amaca katkı sağlamak, unutmayın çalışanınızı mutlu edecektir.
Süreç: Toplantının sürecini ve gündemini paylaşın. Gündemi 3 önemli maddeyle sınırlandırın. Uzun gündem maddeleri olan toplantıya ayağımızı sürerek gideriz. Hayat kısa ve iş-yaşam dengesine önem veren Y-Z kuşağı çalışanlar, daha çok hız istiyorlar.
Getiri: Toplantıdan beklentinizi ve katılımcıların katkısını başta paylaşın. Herkes neyi başarmak istediğinizi bilsin. Unutmayın karar verici olmanız, istediğiniz davranış değişikliğini yaratmaya bilir. Çalışanın karar sürecinde etkisinin olması, sorumluluk alma isteğini ve motivasyonunu artırır.
“Ayrılmak kabalık değil, birinin kalmasını sağlamak ve zamanını boşa harcamak kabalıktır” – Elon Musk
Bir toplantı daveti atarken ya da bir toplantı daveti aldığınızda şu 3 soruyu sorun.
Toplantı ne hakkındadır (amacı nedir)?
Neyi tartışacağız (süreç nedir)?
Neyi başarmak istiyoruz (getirisi nedir)?
Toplantıların, açıkça ifade edilmiş net bir hedefle başlaması, herkes için faydasının olması, işlerin yolunda gitmesini sağlayacak net bir gündemi ve toplantı sonunda zaman çizelgesiyle, sonraki adımlar netleştirilseydi, kurumun daha başarılı olmasını sağlamaz mı?
“Yararlı bir amaca hizmet etmiyorsa toplantıdan çıkın veya telefon görüşmesini sonlandırın” Elon Musk.
Verimli olmayan toplantılara katılmadığınızdan dolayı kazandığınız zamanla, iç ya da dış müşteriniz ile kaç anlaşma yapardınız?
Teşekkürler…
