Başarı İçin “Zaman Optimizasyonu” Şart!

Zaman her etkinlik yöneticisinin tepesinde sallanan kılıç gibidir. Düşmesi bir dert, sallanmaya devam etmesi başka dert. İyi yönetilen zaman kavramı sadece etkinlik süresi ile de sınırlı değildir. Öncesi planlama, sonrası operasyon ve daha sonrası da başta raporlama olmak üzere pek çok konuda zamanın kıymetini bilmemiz ve hakkını vermemiz gerekiyor. Ne demiş eskiler “vakit nakittir”, bugün de öyle…
Etkinlik ya da daha yaygın ifadesi ile bir “proje” için başarılı bir zaman planı yapmak pek çok unsuru barındıran karmaşık bir süreçtir. Başlangıçtan sona kadar çok farklı detayların gözetilmesini gerektirir. Etkinliği doğru yönetmenin sırrı da burada saklıdır. Başarı o etkinliği çok ama çok iyi tanımlamaktan geçer, katılımcılar ile buluşma zamanını doğru saptamanın ardında yatar.
Ne olduğu, neden yapılacağı, nerede düzenleneceği, ne zaman gerçekleştirileceği, kim için olduğu ve farkındalığın nasıl yakalanacağı sorularına verilecek yanıtlar son derece önemlidir. Bir etkinliğin doğru planlanması ve hedeflerine ulaşabilmesi, sorulacak soruların doğruluğuna bağlıdır. Sorular doğru sorulur ve yanıtlar için kafa yorulursa, ortaya “doğru” bir etkinlik planı çıkma olasılığı artar. Ancak bu konuda yapılacak çalışmalar sadece ve sadece “başarılı” bir planın güvencesidir, hiçbir koşulda o etkinliğin “başarılı” olacağını garanti etmez.
Etkinlik yönetimi söz konusu olduğunda, “doğru” ile “başarı” her zaman yan yana gelmez. Oysa her ikisinin de birbirlerine yakıştığı ve kolaylıkla yaklaştığı düşünülür. Arada ne fark olduğu sorusuna da yalnız profesyoneller yanıt verebilir.
Doğru; ne, neden ya da niçin, nerede, ne zaman ve kim sorularına verilen yanıtların içindedir. Başarı ise bu kadar nesnel değildir. Güvencesi sanılanın aksine şans değil, bilgili bir profesyoneldir. Öyle biridir ki markayı vezir de eder, rezil de…
Zaman da benzer role sahip!
Bir kavramın ya da bir değerin ya da insanın yücelmesi zaman-mekan boyutlarındaki etkileşime ve daha önemlisi iletişime bağlıdır. Kişiler, olaylar ve fikirler tarih boyunca hep zaman boyutunda değer kazandılar ya da değerlerini yitirdiler. Bunun sayısız örneği var. Nice değerli fikir “zaman” söz konusu olduğunda köhneleşti, bu kaçınılmazdı! Önce uçları, köşeleri gitti sonra kırılmalar başladı. Bunu yıkılmaları izledi. O yıkılmaz gözüken sözde değerler birer birer yitip gitti. Geride bir şey kalmadı.
Ortalık boş mu kaldı, hayır!
Yerlerini yenileri aldı. Ne tozlarından eser kaldı ne de dumanlarından. Dünya da öyleydi. Önce toz ve gaz vardı. Bugün akla gelebilecek her türlü çöplük ve pislik ile baş başayız. İnsanlar, olaylar ve fikirler değişti, dünya baki kaldı.
Bunlar iş dünyasında da geçerli. Onlarca yıl belki de yüzlerce yıl öncesinin insanlarına ait “parlak” fikirlerin bir kısmı bütünüyle yok oldu, kalan kısmı değişime uğradı. Söz gelişi Coca Cola; açık arazide yaşayan ve iyi beslenemediği için sıklıkla hastalananlara “şifa” olması için koka yaprağı ile imal edildi. Ortam sıcaklığında içilmesi tavsiye edildi. Oysa bugün ara ara değişse de “ılık bir kola” içene rastlamazsınız. Ağrılarınıza ve yaşamınıza destek olduğu da unutuldu, eğlencenin simgesi, kapitalist dünyanın amiral gemisi oluverdi. Kimse zaman içindeki değişimi anlamadı, anlayamadı, daha doğrusu kafa yoran çıkmadı.
Bir başka örnek 3M, labaratuvar ortamında geliştirilen “başarısız” bir yapıştırıcı ile bugünün efsaneleşen ve hemen herkesin elinin altında renk renk, çeşit çeşit olan post-it’ler çıktı. Büyük bir başarısızlık örneği olan ürün, bir anda ve zamanın doğru kullanılması ve de pazarlama başarısı olarak “efsane oldu”. Herkes zamanın getirdiği bu başarı öyküsünden payına düşeni alırken kimsenin aklına “fuck up” olduğu gelmedi.
Zaman böyle bir şey. Başarıyı da bükebilen ve başarısızlığı kazanca çevirip yücelten bir unsur olarak hep yanı başımızda…
Ne zaman olacağı ne kadar önemli?
Tarihten coğrafyaya, meteorolojiden inanışlara uzanan geniş bir yelpazede yanıtı aranacak, son derece insafsız ve de gayet kritik rol oynayan bir karakteri vardır “ne zaman” sorusunun. Çok ama çok önemlidir.
Ne zaman sorusuna verilecek yanıtlar için nerede sorusu önemli bir yardımcıdır. Bu ilişki projenin zaman eksenine kavuşturulmasını önemli ölçüde kolaylaşacaktır. Söz gelişi; etkinliğinizi gerçekleştirmeyi planladığınız lokasyona ulaşımda kış/yaz tarifeleri farklı olabilecek, barınma konusunda alternatifler sezona bağlı olarak artacak veya azalabilecek, yine sezon içi/dışı olma durumuna göre fiyatlar ciddi oranlarda değişebilecek, beslenme gereksinimleri ve tüketim de mevsime göre farklılaşabilecektir.
Bu da “ne zaman” sorusuna verilecek yanıtlar ile birlikte bütçenizi de doğrudan etkileyecektir.
Ne zaman sorusuna yanıt aranırken gün batımı-gün doğumu, ayın dolunay ve hilal zamanları gibi doğa bağlı değişkenler göz önünde bulundurulmalı ve internet üzerinden kolaylıkla erişilebilen sitelerden kontrol edilmelidir. Söz gelişi doluna olan geceler, küçük gruplar için planlanan sakin programlara değer katarken büyük kitlelerin katılacağı coşkulu etkinliklerde felakete çanak tutabilir. Ayın çekim kuvvetinin yeryüzündeki sıvılar üzerindeki etkisi insanlara da yansır. Bedenin yüzde 70’inin sıvı olduğunu bilen bir etkinlik yöneticisi, bu durumun yaratabileceği huzursuzlukların suç işleme oranları ile doğru orantılı olduğunu planına dahil eden de sadece usta bir profesyoneldir.
Baş roldeki süre endeksi
Etkinliklerin süreye göre sınıflandırılması önemli bir endeks oluşturur. Farklı bir ifade ile bu yaklaşımda, herhangi bir etkinlik için yönetilmesi gereken zaman dilimi esastır. Süreye dayalı etkinlik gruplamasındaki zaman dilimleri “saniye” ile başlar, “dakika”, “saat”, “gün”, “hafta”, “ay”, “çeyrek” ya da “üç ay”, “mevsimsel” duruma göre “üç ay” ile “altı ay” arası, “yıl”, “iki yıllık” ve diğer özel zaman dilimleridir. Özel zaman dilimlerine dört yılda bir düzenlenen Olimpiyat Oyunları örnektir.
Hepsi için geçerli bir kural olmamakla beraber, zaman dilimleri, herhangi bir etkinliğin tekrarı konusunda da gösterge oluşturur.
Her ay tekrarlayan “aylık” toplantılar ya da “yılda bir” kez düzenlenen “genel kurullar” ya da “sezonluk” yeni ürün kolleksiyon lansmanları bunun tipik örnekleridir ve iş dünyasında son derece yaygındır.
İngilizce “time is cash”, eskilerin ifadesiyle “vakit nakittir” lafı, tam da bu yazının özeti niteliğindedir.