Merhaba sevgili okurlar! Bu yazımda sizlerle iş hayatının en tatlı kelimelerinden biri üzerine keyifli bir sohbet gerçekleştireceğiz: İZİN! Evet, o meşhur “Out of Office” e-posta yanıtını hazırlarken içimizi kaplayan o tarifsiz mutluluk hissi… Koşturmacalı iş hayatında özlemle beklediğimiz, takvimde kırmızı kalemle işaretlediğimiz o muhteşem günler… İnsan Kaynakları gözlüğümü takarak, izin planlamasını nasıl bir stres kaynağı olmaktan çıkarıp keyifli bir sürece dönüştürebileceğinizi anlatacağım.
İzin planlamasında altın kural, önce kendinizi dinlemektir. Vücudunuz ve zihniniz size ne zaman “artık yeter” diye bağırıyor? Ne zaman “eğer bir e-posta daha görürsem bilgisayarımı pencereden atacağım” moduna giriyorsunuz? İşte o an, izin planlamanın tam zamanı! Kendinizi tamamen tükenmiş hissetmeyi beklemeyin; yoksa bir bakmışsınız ofis bitkisine hayat hikayenizi anlatırken, kahve makinesine sarılıp ağlarken bulabilirsiniz kendinizi. İzin bir lüks değil, mental ve fiziksel sağlığınız için gerekli bir moladan ibaret. Tıpkı arabanızın düzenli bakıma ihtiyacı olduğu gibi, siz de düzenli molalara ihtiyaç duyarsınız.
İzin planlarken şirketinizin yoğun dönemlerini göz ardı etmek, dönüşte sizi bekleyen kabus senaryosunun ilk adımıdır. Yıl sonu kapanışlarında, mali raporların hazırlandığı dönemlerde veya büyük bir projenin tam ortasında “ben kaçtım, hoşça kalın dostlar!” demek, dönüşünüzde sizi dağ gibi birikmiş işler, yanıp sönen yüzlerce okunmamış e-posta ve sizi özlemiş(!) müşterilerle karşı karşıya bırakabilir. O güzel tatil bronzluğunuz, yerini hızla solgun bir yüze ve panik atak belirtilerine bırakıverir! Ayrıca, ekip arkadaşlarınızın izin planlarını da hesaba katmak, profesyonel iş hayatının olmazsa olmazlarındandır. Herkes aynı anda ortadan kaybolursa, şirket binasında sadece ofis kedisi kalır, o da muhtemelen sizden daha verimli çalışır ve daha iyi kararlar alır!
Erken davranmak, izin planlamasının altın kuralıdır dostlarım. Son dakika izin talepleri, yöneticinizin gözünde sizi “planlama özürlü çalışan” kategorisine sokabilir ve bu etiket, performans değerlendirmenizde hiç istemeyeceğiniz bir dipnot olarak yer alabilir. En az 1-2 ay öncesinden planlama yapın ki, hem patronunuz gülümseyerek onay versin hem de siz erken rezervasyon fırsatlarıyla bütçenize katkıda bulunun. O ekstra para, tatilde bir kokteyl, güzel bir akşam yemeği ya da belki de o çok istediğiniz su sporunu deneme fırsatı demek, değil mi? Ayrıca erken planlama, sizin de zihinsel olarak tatile hazırlanmanızı sağlar. Böylece izne çıkmadan önceki günlerde “acaba şunu da halletmeli miydim?” stresi yaşamazsınız.
İzne çıkmadan önce işlerinizi devretmeyi unutmak, dönüşte sizi bekleyen kaosun garantisidir! “Ben yokken kim, ne yapacak?” sorularının cevaplarını net bir şekilde belirleyin ve yazılı hale getirin. Yoksa dönüşte “Ahmet sanıyordum ki Ayşe halledecek, Ayşe sanıyordum ki sistem otomatik yapacak” cümlelerini duymak istemezsiniz. Devir teslim sürecini en az bir hafta öncesinden başlatın. Önemli dosyaların yerini, devam eden projelerin durumunu, yaklaşan deadlineları ve müşteri beklentilerini detaylı bir şekilde aktarın. Acil durumlar için iletişim bilgilerinizi bırakın ama “acil durum” tanımını da netleştirin. Kahve makinesinin bozulması, yazıcının kağıdının bitmesi veya ofis kedisinin huysuzlanması acil durum DEĞİLDİR!
İzindeyken lütfen ama lütfen bir dijital detoks yapın! Sürekli e-postaları kontrol eden tatilci, plajda güneşlenirken bile zihninde toplantı notları, Excel tabloları ve sunum taslakları gören zavallı bir iş bağımlısıdır. İş telefonunuzu kapatın, e-posta bildirimlerini susturun, hatta mümkünse iş e-postalarınızı telefonunuzdan geçici olarak kaldırın. Eğer tamamen kopamıyorsanız (ki bu durumda ciddi bir iş bağımlılığı sorununuz olabilir), kendinize günde sadece 30 dakikalık bir “iş zamanı” belirleyin ve bu süreyi kesinlikle aşmayın. İnanın, şirket sizin yokluğunuzda da ayakta kalacak, dünya dönmeye devam edecek ve hatta belki de bazı sorunlar siz olmadan da çözülecek!
İzin planlamasının en çok ihmal edilen kısmı ise dönüş planıdır. İzinden döndüğünüz ilk gün için asla ama asla 8 toplantı, 3 müşteri görüşmesi ve 2 sunum planlamayın! Kendinize bir “yumuşak iniş” hediye edin. İlk günü sadece e-postaları yanıtlamak, masanızı düzenlemek ve “ben yokken neler oldu?” sohbetleri için ayırın. Böylece tatil moduyla iş modu arasında bir geçiş süreci yaratmış olursunuz ve beyin hücreleriniz size minnettarlıkla teşekkür eder. Hatta mümkünse, dönüşünüzden bir gün önce e-postalarınıza hızlıca göz atıp, sizi bekleyen konuları listeleyebilirsiniz. Böylece ilk gün karşılaşacağınız sürprizleri minimuma indirmiş olursunuz.
İzin planlaması yaparken bir diğer önemli nokta da izninizin türünü ve amacını belirlemektir. Her izin aynı değildir! Bazen aktif bir macera tatili, bazen sakin bir plaj keyfi, bazen de sadece evde kitap okuyarak geçireceğiniz bir zaman dilimi ihtiyacınız olan şey olabilir. İzninizin amacını belirleyin ve buna göre planlama yapın. Eğer gerçekten dinlenmek istiyorsanız, her anı aktivitelerle dolu bir program yapmak yerine, kendinize boş zamanlar da bırakın. Unutmayın, bazen hiçbir şey yapmamak, en değerli şeydir.
İzin bütçenizi de gerçekçi bir şekilde planlayın. Tatil dönüşü kredi kartı ekstrenizle karşılaşmak, tüm tatil keyfini bir anda yok edebilir. Önceden bir bütçe belirleyin ve mümkün olduğunca buna sadık kalın. Unutmayın, en pahalı tatil her zaman en keyifli tatil olmayabilir. Bazen küçük bir sahil kasabasında geçirilen sakin bir hafta, lüks bir oteldeki stresten daha değerli olabilir.
İyi planlanmış bir izin sadece sizin şarj olmanızı sağlamakla kalmaz, ekibinizin de işleri sorunsuz yürütmesine olanak tanır. Dinlenmek bir lüks değil, verimli çalışmanın olmazsa olmazıdır. Kendinize ve o tatlı izin hakkınıza değer verin! Çünkü dinlenmiş bir zihin, çok daha yaratıcı ve üretken olur.
Bir de şunu unutmayın: İzin planlaması yaparken gerçekçi olun. Üç günlük bir izinde dünya turu planlamak, dönüşte sizi daha da yorgun hale getirebilir. İzin sürenize uygun aktiviteler planlayın ve gerçekten dinlenmeye zaman ayırın. Bazen evde geçirilen, kitap okuyarak ve sevdiklerinizle vakit geçirerek tamamlanan bir izin, koşturmalı bir tatilden çok daha dinlendirici olabilir. Kendinizi tanıyın ve neye ihtiyacınız olduğunu bilin.
İzniniz sırasında iş arkadaşlarınızla iletişimi minimumda tutun. Sürekli “orada işler nasıl gidiyor?” diye sormak, zihinsel olarak işten kopamamanıza neden olur. Güvendiğiniz bir iş arkadaşınızı “acil durum kişisi” olarak belirleyin ve sadece gerçekten gerekli olduğunda onunla iletişime geçin. Böylece hem siz rahat edersiniz hem de ekibiniz sizin yokluğunuzda kendi dinamiklerini oluşturma fırsatı bulur.
İzin dönüşünde kendinize küçük bir hediye almayı da unutmayın. Bu, tatil anılarınızı tazeleyen ve iş hayatına dönüşü biraz daha katlanılır hale getiren güzel bir ritüel olabilir. Belki tatil yörenize özgü bir kahve fincanı, belki bir fotoğraf çerçevesi veya sadece masanız için küçük bir süs… Bu küçük hatırlatıcılar, stresli anlarda sizi bir sonraki tatilinize motive edebilir.
Hepinize şimdiden güneş, deniz, kum ya da belki dağ, yayla, ağaç… Ne seviyorsanız onunla dolu, muhteşem izinler diliyorum! Dönüşte enerji deponuzu doldurmuş, gülümseyen yüzlerinizi görmek dileğiyle…
İzinlerinizi Planlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Tarih
