Söz Uçmuyor, İşe Dönüyor

İşletmelerde iletişim deyince çoğu yönetici hemen toplantıları, e-postaları, anlık mesajlaşma platformlarını düşünür. Oysa bence iletişim, bir masanın etrafında toplanmaktan çok daha önce, kurumun iç nabzını yoklayabilen bir insan kaynakları ekibiyle başlıyor. Çünkü ne kadar süslü stratejiler yazarsanız yazın, çalışanların birbirine nasıl seslendiği, yöneticilerin ekibini nasıl dinlediği ve sorunların ne hızla çözüldüğü, bütün bu resmin en kritik kısmını oluşturuyor.
Belki de yanılıyorum ama pek çok işletmede asıl mesele, iletişimin kopuk olmasından çok görünmez bariyerlerle dolu olması. İnsanlar konuşuyor, evet… Ama birbirini gerçekten duyuyor mu? İşte burada insan kaynaklarının sorumluluğu devreye giriyor. İK, sadece işe alım dosyalarını kontrol eden bir masa değil; kurum içi akışın “trafik polisi” gibi çalışan bir birim. Ne zaman müdahale edeceğini, ne zaman geri çekileceğini bilmezse, trafiğin sıkışması kaçınılmaz oluyor.
Daha iyi söylemek gerekirse, İK’nın birinci görevi, işletmedeki iletişim sorunlarını tespit etmek. Ve bu gözlem, anket doldurtmakla sınırlı bir iş değil. Çay molalarında duyulan tedirgin bir “Söylesem mi acaba?”, yöneticinin odasından çıkan çalışanın yüzündeki kararsız gölge, ekibin bir toplantıya sessizce oturması… Bunların her biri aslında iletişimin nabzını tutan veriler. İnsan kaynakları, bu işaretleri okuyabilmeli. Çünkü bazen bir kurumun en büyük problemi, kimsenin problem olduğunu söylemeye cesaret edememesi oluyor.
Bunun çözümü ne mi? Önce güven. Çok klişe geliyor kulağa ama hâlâ en etkili yöntemlerden biri. Benim gözlemim şu: Çalışanlar, “dilek-şikâyet kutusu” gibi resmi ve soğuk yöntemlere pek yanaşmıyor. Bunun yerine, sıcak ve yüz yüze bir diyalog, daha az tehditkâr bir alan yaratıyor. İK’nın ofisi kapısı kapalı bir oda değil, uğranılabilir bir durak olmalı. İnsanların içeri girerken “Acaba şimdi yanlış mı anlarlar?” kaygısı taşımadığı bir alan.
Tabii güven tek başına yetmiyor. İnsan kaynakları, iletişimi geliştirmek için mekanizmalar kurmalı. Mesela, düzenli geri bildirim toplantıları. Ama şöyle kuru kuru toplantılar değil, herkesin ezbere cümlelerle konuştuğu tiplerden bahsetmiyorum. Daha samimi, gündelik, belki bir kahve eşliğinde yapılan mini buluşmalar… İnsanların gerçek duygularını anlatabildiği küçük, esnek oturumlar. Çünkü ne gariptir ki dev toplantı odalarında kimse kendini açamıyor, ama iki sandalyeli bir köşede işler daha çabuk konuşuluyor.
Bir de şu var: İletişim sadece çalışanlar arasında değil, yöneticilerle ekipleri arasında da sürekli test edilen bir denge. Bazı yöneticiler iyi niyetli ama baskın bir üslupla konuşuyor, farkında olmadan insanların geri çekilmesine neden oluyor. Bu durumda İK’nın sorumluluğu, yöneticilere “iletişim eğitimi” dayatmak değil; önce onları dinlemek, sonra da küçük dokunuşlarla yol göstermek. Bazen bir yöneticinin, toplantıda en son konuşanı özellikle dinlemesi bile ortamın havasını değiştiriyor. Yani çözüm, koca koca eğitim paketlerinden çok, davranışlara nüfuz eden ince ayarlarda.
Belki kulağa basit geliyor ama işletmelerde en çok aksayan şeylerden biri, bilginin doğru kişiye doğru zamanda ulaşması. Bir çalışan, yaptığı işin neden önemli olduğunu bilmiyorsa, motivasyon boşluğa karışıyor. İK’nın burada yapması gereken, bilginin akışını kolaylaştırmak. Ama uzun e-postalarla değil. Kimse okumuyor çünkü. Daha kısa, açık, gündelik dilde mesajlar… Hatta bazen bir iç bülten, kısa videolar, küçük notlar. Ne kadar doğal olursa, o kadar etkili.
İK’nın başka bir önemli sorumluluğu da çatışmaları yönetmek. Çatışma kelimesi hep ürkütücü gelir ama aslında iyi ele alındığında gelişimi tetikler. Sorun şu: İşletmelerde çoğu çatışma, yüzeye çıkmadan için için yanar ve bir gün patlar. İK’nın görevi, bu gerginliği erken fark etmek ve tarafları bir araya getirmek. Bir nevi arabuluculuk aslında. Ama burada da ton çok önemli. İnsanlara “Hadi gelin sorun çözme oturumu yapıyoruz” derseniz kimse gelmek istemez. Bunun yerine, “Bir konuşalım, belki gözümüzden kaçan bir şey vardır” türü daha yumuşak, daha insani bir yaklaşım fark yaratabiliyor.
İLetişim, bir işletmenin kan dolaşımı gibidir. Kan akmazsa organlar çalışmaz; bilgi akmazsa ekipler. İnsan kaynakları da bu akışı düzenleyen kalp gibi bir rol üstlenir. Tabii bu kalbin güçlü atması için sadece prosedürlerle değil, empatiyle de çalışması gerekir. Benim naçizane fikrim, İK’nın kendini “politikalar uygulayan bir birim” olarak görmeyi bırakıp “insan ilişkilerini yöneten bir rehber” olarak konumlandırması gerektiği yönünde. Çünkü rehberlik eden bir İK, sadece iletişimi güçlendirmekle kalmaz; işletmenin kültürünü de daha dayanıklı kılar.
Belki de en önemlisi şu: İK, insanların sesini duyurabildiği bir ortam kurduğunda, çalışanlar sadece iş yapmaz; aynı zamanda kendilerini işletmenin bir parçası olarak hisseder. Ve bir çalışan kendini değerli hissediyorsa, iletişim zaten çiçek gibi açıyor. Geri kalan her şey, onun doğal bir sonucu.
İşin özü, söz uçmuyor. Tam tersine, doğru yönetildiğinde dönüp dolaşıp işletmeyi yeniden inşa ediyor.