İş yaşamında “olmazsa olmaz” konulardan biri de toplantı. Beyaz yakalılar dünyasındaki ciddi şikayet konularından biri de bu. Günün önemli bir kısmını tüketen toplantılar gerçekte karar mekanizması mı, yoksa gövde gösterisi yapılan birer savaş meydanı mı?
Zaman zaman “toplantılarda işe ayıracak vakit kalmıyor” eleştirisini yapmayanımız yoktur. Esas işlerimizin önüne bile geçebilen toplantı, işimizi sürdürmemiz için sıkça başvurduğumuz bir yöntemden öte değildir oysa.
Toplantıyı “bir araç” olarak tanımlayacak olursak, amacın önüne geçmesi pek de kolay kabul edilmeyecek bir duruma sebep olur. Öncelikle “toplantı bir araç mıdır, yoksa amaç mıdır?” sorusuna yanıt vermemiz gerek. Bu sorunun yanıtını Antik Yunan kentlerindeki agora’larda bulunabileceğini unutmamak gerek.
“Ortak bir amaç için çalışan ya da aynı hedefe yönelen her çalışan, görüşlerini anlatmak ve düşüncelerini paylaşmak ister, toplantılar da bu sürece hizmet eder…” Eğer benimsediğiniz görüş bu ya da buna paralel ise toplantı sizin için bir araçtır. Ama aklınızdan “herşeyi çatır çatır söylemek” ya da “içinizdeki dökmek” ya da “talimat vermek” geçiyorsa toplantılara bakışınız ilk gruptakilerden ister istemez farklı olacaktır.
Oysa iş yaşamının vazgeçilmezleri arasında tarih boyunca yerini koruyan toplantılar, bir anlamda başarılı olmak isteyenler için en değerli sırları barındırır. Başarılı bir toplantı için ilk yol ayrımını geride bıraktığımıza göre diğer konuları birer birer ele alabiliriz.
Toplantınızı tanımlayım
Düzenlenecek toplantının mutlaka bir adı olmalı, ilk okuyana toplantının içeriği ve amacı hakkında bilgi vermelidir.
Söz gelişi “2025 satış geliştirme ve yeni müşteriler edinme toplantısı” katılan-katılmayan herkese o toplantı hakkında fikir verir. Sıklıkla kullanılan “satış toplantısı” ya da “2025 satış” tarifleri bir önceki kadar bilgilendirici olmaktan uzaktır.
Toplantıya ilişkin önceden bilgilendirmenin önemli bir başka yararı da katılımcıların hazırlıklı gelmelerini sağlamaya yöneliktir. Toplantının tarifine uygun bir gündem de en az toplantının adı kadar önemlidir. Kim/ler konuşacak, hangi konu/lar anlatılacak, ara verilecek mi, soru-cevap faslı olacak mı türünden sorular kafaları işgal etmeden önceden paylaşılmasında yarar vardır. Bu bilgi davet yazısında olabileceği gibi toplantının başında da seslendirilebilir.
Toplantıya önderlik yapacak olan ya da moderatörlüğü üstlenen kişinin katılımcıların bilgilendirilmesi kadar toplantının genel akışını korumuda ve katılımı sağlamada kilit rol oynayacağı unutulmamalıdır. Dokümantasyon üzerinde durulması gereken en önemli konuların başında gelir. Katılımcılara ne verilecek, nasıl verilecek? Toplantının başında mı, yoksa sonunda mı? Katılımcılar dinledikleri, duydukları ve aldıkları notlar ile mi yetinecek, yoksa günümüzde sık sık ihmal edilen bir toplantı raporu ile toplantı akışı ve ele alınan konulara ilişkin bilgiler pekiştirilecek?
“… Dünyada mekan” fevkalade önemlidir
Günümüzden 80 yıl önce yayınlanan “İnsan Motivasyonu Teorisi” başlıklı makalesi ile dikkat çeken Maslow’un ortaya koyduğu İhtiyaçlar Hiyerarşi’sinden hareketle “barınma” insan için en temel konu. Çözümü şart. Benzer durum toplantı mekanı için de geçerli.
Toplantının boyutu başlı başına belirleyici bir unsurdur. Katılımcı sayısının azlığı-çokluğu ile biçimlenmeye başlayan boyut konusu, vestiyer gereksinimi ya da tuvalet sayısı gibi detaylar ile önem kazanır. Toplantının başarısı, bir anlamda sahip olduğu boyuta göre mekan tercihi ve yine buna göre hazırlık yapılıp-yapılmadığına bağlıdır.
Toplantıya katılacakların rahat edeceğini, sığabileceği, çalışabileceği, dikkatini verebileceği, temel gereksinimlerinin karşılanacağı bir mekan tercih edilmelidir. Mevcut olanaklar buna uygun değilse alternatif mekanlar değerlendirilmelidir.
Toplantının niteliğine göre masaya gerek duyulup duyulmayacağını belirleyin. Katılımcıların çalışması, not alması, bilgileri göz önünde bulundurması gerekiyorsa masa mutlaka gerekir. Bu, büyük bir masa olabileceği gibi masaların birleştirilmesiyle elde edilecek U düzen de olabilir, ayrı ayrı yerleştirileceği Okul düzeni de işinizi görebilir. Toplantı sırasında yemek düşünüldüyse yine U düzen ya da daire şeklinde masalar da kullanılabilir.
Katılımcıların hazır bulunmasının ve anlatılanı dinlemesinin yeterli bulunduğu toplantılarda ise sadece sandalye yeterli olacaktır.
Konuşan ya da sunum yapan kişilerin de gereksinimleri olacaktır. Günümüzde giderek yaygınlaşan ve rahatlıkla temin edilebilen data projeksiyon cihazı ile perde bunların başında gelir. Beyaz tahta ve/veya kağıtların takıldığı panolar da sıklıkla kullanılır. Eski alışkanlıkla tepegöz kullanmak isteyenler de olacaktır, katılımcılar ile paylaşmak için yanında getirdiği örnekleri sergileyecek bir masa talep eden de çıkacaktır. En doğrusu konuşmacının ne tür bir düzene ihtiyaç duyacağını doğrudan kendisinden öğrenmektir. Bu bağlı olarak toplantı gereçlerinin ve kırtasiye malzemesinin teminine özen gösterilmelidir.
Yiyecek ve içecek insanı rahatlatır
Yine Masolw’un teorisine göre ikinci sırada yer alan konu; “beslenme”. İnsanlar açsa olmaz!
Katılımcıların yiyecek ve içecek olduğunu bilmeleri veya bunları görmeleri, hiç tüketmeyecek olsalar bile içlerini rahatlatır. İkram sadece su da olabilir, mükemmel bir yemek de… Önemli olan kadın-erkek, genç-yaşlı herkesin yiyecek ve içecek gereksinimi olduğunu öngörmek ve bunun için hazırlık yapmaktır.
Yazının devamı için yan sayfaya geçin>>
Toplantıyı verimli kılmak ve sık sık bölmemek için, ikram mevcut toplantı odası veya otel salonu içinde sunulabilir. Kullanılan oda ya da salonun dışında olması da tercih edilebilir.
Çevre koşullarının düzenlenmesi
Toplantının yapılacağı mekanın katılımcılar için yeterli büyüklükte olması ve düzenlenmesi kadar iklimlendirmesi de ayrı bir önem taşır. Sıcak veya soğuk ortamlar verimliliği doğrudan ve olumsuz etkiler. Katılımcılar için ısınmak veya serinlemek “öncelikli ihtiyaç” haline gelirse o toplantının içeriği zorunlu olarak ikinci plana geriler.
Benzer biçimde dışarıda olup bitenin izlenmesine olanak veren camlı toplantı odaları ya da salonları da katılımcıların dikkatini olumsuz yönde etkiler.
Toplantı mekanın genel olarak aydınlatılması ve sunumlar sırasında kısmi de olsa ışıkların azaltılması gerekebileceğinin göz önünde bulundurulmasında sonsuz yarar vardır.
Teknoloji yardımcınız olsun
Katılımcı sayısının arttığı toplantılarda teknik ekipman kullanımı gerekecektir. Söz gelişi 20-30 kişilik bir grup için ses düzeni gerekli olmazken, sayının artışı ile salondaki herkesin daha iyi duyabilmesi için bu türden bir ekipman kullanımı zorunluluk haline gelecektir.
Sunum sistemi de bazen 3-5 kişilik toplantılarda bile kullanılması gereken teknik ekipman listesine dahil edilecektir.
Katılımcıların ve konuşmacıların farklı dilleri konuşması halinde bu listeye simultane çeviri sisteminin de eklenmesi zorunluluk haline gelebilecektir.
Sunumlar ve konuşmalar sırasında tanıtım filmi gösterimi ya da başkaca medya kullanımı gerekiyorsa DVD oynatıcı ya da internet bağlantısı gibi gereksinimler de listeye eklenecektir.
Konuşmacıların talep edebileceği lazer işaretleyici ya da kullandıkları bilgisayarı uzaktan kumanda ile yönetmeleri de bazı ilavelerin salonda kullanıma hazır bulundurulmasını gerekli kılacaktır.
Toplantı ekibinin rolü
Toplantı, küçük olsun-büyük olsun, ekip işidir. Toplantıyı planlayandan konuşmacıya, katılımcıdan teknisyene, ikram görevlilerinden temizlikçisine kadar pek çok kişi bu ekibin görünen-görünmeyen parçasıdır.
Herkesin görevini tam, kusursuz ve zamanında yapması halinde toplantı verimli geçecektir.
En önemli görevin toplatıyı yönetenlerde olduğu sanılır, oysa başarılı bir toplantının arkasında sahnede görev yapanlar ile bir anlamda lojistik hizmet verenlerin “takım ruhu” içinde ve ahenkle hareket etmesi gerekir.
Çok değerli fikirleri olan bir yöneticinin gereğince ısıtılmamış veya soğutulmamış salonda söyledikleri ya havada asılı kalacak ya da eriyip gidecektir.
En önemli kararların alınacağı toplantı sırasında susayan ya da acıkan katılımcı bu ihtiyacını nasıl gidereceğine odaklanabilecektir.
Anlatılanları duyamayan ya da dil engeline takılan katılımcıların da fikir beyan etmesi veya tartışmalara katılması söz konusu olamayacaktır.
Katılımcılar ve konuşmacılar için toplantının yapılacağı yerin yol tarifi veya harita üzerinde işaretli olmaması, hatta alternatif ulaşım yollarının paylaşılmaması halinde hiç istenmeyen gecikmelerden kaçılamayacaktır.
Sağlık sorunlarına çözüm
Geniş katılımlı ve yüksek tempolu toplantılarda karşılaşılabilecek sağlık sorunları, bir anda toplantının seyrini değiştirebilir. Bu sebeple katılımcı profili ve toplantı içeriği göz önünde bulundurularak sağlık ekibine ihtiyaç olup olmayacağı, ihtiyaç olması halinde bu konunun salon yakınında bir sağlık ekibi bulundurarak mı yoksa en yakın sağlık kuruluşu ile işbirliği yapılarak mı çözümleneceği belirlenmelidir.
Yine sağlık konusu ile dolaylı ilgili olan ve alkollü içki tüketilen toplantı yemeklerinde benzer sorunlar ile karşılaşma riskinin, katılımcı yaş profiline göre daha yüksek olabileceği gözden uzak tutulmamalıdır. Eğlencenin de olduğu bu tür etkinliklerde katılımcıların evlerine ulaşana kadar toplantıya evsahipliği yapan tarafta olduğu unutulmamalı, gerekiyorsa güvenli ulaşım ya da konaklama konularında önlem alınmasında yarar bulunmaktadır.
Toplantı, matematik işidir…
İlk bakışta “toplantı düzenlemekte ne var?” dedirtebilen anlayış, yazımız içinde alt başlıklar halinde sıralandığında konuyu farklı bir boyuta taşıyabilir ya da göz korkutucu bir hale bürünebilir.
Esas işinizi sizler nasıl ki “daha iyi biliyor” ve koşullar elverdiği ölçüde “en iyi biçimde” icra ediyorsanız, toplantı da başlı başına bir iş’tir ve iyi bilenler tarafından üstlenilmelidir. İşte bu yüzden toplantılar, esas işler için önemli birer araç olduğu kadar gelişmiş ülkelerde profesyonellerin amaç haline getirdiği bağımsız bir iş koludur.
Toplantının basına açık olup-olmaması, konaklama ve ulaşım hizmetlerini gerektirmesi, birkaç saat ya da gün sürmesi, katılımcı bilgilerinin eksiksiz ve hatasız kayıt altına alınması, bütçe hazırlanması, toplantıya ayrılan maddi ve maddi olmayan kaynakların amaca ve hedefe uygun olup olmadığının denetlenmesi gibi barındırdığı yüzlerce detayı en rasyonel biçimde çözümlemek işte bu profesyonellerin amacıdır.
Toplantıya katılacakların ne kadar alana gereksinimi olduğu, ikramın miktarı, genel akıştaki zaman yönetimi, hangi çalışmanın ne kadar süre gerektireceği gibi matematik hesaplamalar ile verimlilik ve başarı güvence altına alınır.
Başarılı bir toplantı için kontrol listesi:
Gerçekleştirilecek toplantı öncesinde hazırlıkların eksiksik yapılabilmesi ve sonrasında da hedeflenen sonuçlara hangi ölçüde erişildiğinin ölçümü, ileride düzenlenecek benzer çalışmalara destek olacaktır.
Her bir başlığın altına yapılması gerekenleri ve bu konu için kimin görevlendirildiğini yazınız. Toplantı sonrasında yapacağınız değerlendirme, bir anlamda toplantının başarı seviyesini ortaya koyacaktır.
