Perde arkasındaki gerçek karar mekanizmaları:Örgütlerin görünmeyen refleksleri

Şirketler çoğu zaman rasyonel yapılar olarak tanımlanır. Verilerle hareket eden, bu veriler üzerinden analiz yapan, planlayan ve sonuç üreten organizasyonlar olarak görülürler. Oysa gerçek hayat bu kadar steril değildir. Çünkü bir şirketin gerçek davranışı, planlı anlarda değil, beklenmeyen durumlarda ortaya çıkar. İşte bu noktada kurumsal refleksler devreye girer. Kurumsal refleksler, bir organizasyonun bir etkiye karşı düşünmeden verdiği ani tepkilerdir.. Bunlar yazılı değildir, çoğu zaman fark edilmez, ama şirketin gerçek karakterini belirleyen en güçlü unsurlardır.
Bir problem ortaya çıktığında, örneğin tedarik zincirinde bir aksama yaşandığında, teoride yapılması gerekenler bellidir. Analiz yapılır, alternatifler değerlendirilir, çözüm planı oluşturulur. Ancak pratikte süreç bu kadar mekanik işlemez. İnsanlar önce tepki verir, sonra düşünür. Aynı durum organizasyonlar için de geçerlidir. Şirketin o an verdiği ilk tepki, yıllar içinde oluşmuş reflekslerinin, yığılmış bir birikimin bir sonucudur. Bu refleksler, kurucu kültürün, geçmiş deneyimlerin, yönetim tarzının, organizasyon kültürünün ve en önemlisi lider davranışlarının bir bileşimidir.
Bazı şirketlerde problem ortaya çıktığında ilk refleks suçlu aramak olur. Sorunun neden kaynaklandığından çok, kimin hatalı olduğu sorgulanır. Kök nedene inilmez. Bu durum organizasyon içinde görünmez bir korku üretir. Çalışanlar hata yapmaktan çekinir, risk almaktan kaçınır ve en önemlisi sorunları saklama eğilimine girer. Böyle bir ortamda bilgi akışı yavaşlar, problemler büyür ve organizasyon giderek daha kırılgan hale gelir. Bu şirketler dışarıdan bakıldığında düzenli ve kontrollü görünebilir, ancak içten içe ciddi bir verimsizlik üretirler.
Buna karşılık bazı bilgeleşmiş organizasyonlarda ise refleks tamamen farklıdır. Problem ortaya çıktığında ilk tepki sahiplenmek olur. Kim yaptı sorusundan önce ne oldu sorusu sorulur. Bilgi hızlı bir şekilde paylaşılır, sorun erken aşamada görünür hale getirilir ve çözüm üretmek için kolektif bir çaba başlatılır. Bu tip organizasyonlarda hata bir tehdit değil, bir öğrenme fırsatı olarak görülür. Bu yaklaşım zamanla organizasyonu daha güçlü, daha esnek ve daha hızlı hale getirir. İşte bilge bir şirketten beklenen bilinçli hareket tarzı budur.
Kurumsal reflekslerin oluşumunda en kritik faktör liderliktir. Çünkü organizasyonlar söylediklerini değil, gördüklerini öğrenir. Bir yönetici kriz anında nasıl davranıyorsa, organizasyon da zamanla o davranışı standart hale getirir. Eğer lider panikliyorsa, organizasyon panikler. Eğer lider suçluyorsa, organizasyon savunmaya geçer. Eğer lider çözüm odaklıysa, organizasyon çözüm üretir. Bu nedenle şirketler aslında liderlerinin karakterinin kurumsallaşmış halidir.
Zaman içinde bu refleksler o kadar normalleşir ki, artık sorgulanmaz hale gelir. “Bizde işler böyle yürür”, “şimdiye kadar hep böyle yapıldı” cümleleri çoğu zaman derin bir kurumsal alışkanlığın ifadesidir ve açıkçası son derece tehlikelidir. Çünkü bu alışkanlıklar her zaman doğru değildir. Hatta çoğu zaman şirketlerin büyümesini engelleyen görünmez bariyerlerdir. Çünkü refleksler değişmediği sürece sonuçlar da değişmez.
Özellikle tedarik zinciri gibi dinamik, belirsizliğin ve risklerin yüksek olduğu alanlarda kurumsal reflekslerin önemi daha da artar. Tedarik gecikmeleri, talep dalgalanmaları, üretim aksaklıkları gibi durumlar kaçınılmazdır. Bu noktada şirketin başarısını belirleyen şey, bu sorunların varlığı değil, bu sorunlara nasıl tepki verildiğidir. Problem erken mi görülüyor yoksa geç mi fark ediliyor? Açıkça mı konuşuluyor yoksa gizleniyor mu? Hızlı aksiyon mu alınıyor yoksa kararlar gecikiyor mu? Bu soruların cevapları, organizasyonun refleks yapısını ortaya koyar.
Kurumsal reflekslerin en zor tarafı, çoğu zaman görünmez olmalarıdır. İnsanlar bu reflekslerin içinde yaşar ve onları doğal kabul eder. Bu nedenle değişim ihtiyacı da çoğu zaman fark edilmez. Oysa gerçek dönüşüm, bu görünmeyen yapının fark edilmesiyle başlar. Bir organizasyon kendi reflekslerini analiz edebildiği ölçüde gelişebilir.
Refleksleri değiştirmek ise kolay değildir. Çünkü refleksler bilgiyle değil, deneyimle oluşur. Bu nedenle eğitimler tek başına yeterli olmaz. Değişim, ancak davranışın sistematik olarak yeniden inşa edilmesiyle mümkündür. Liderlerin bilinçli şekilde farklı davranması, organizasyonun bu yeni davranışı deneyimlemesi ve zaman içinde bunu yeni bir refleks haline getirmesi gerekir. Bu süreç sabır ister, tutarlılık ister ve en önemlisi kararlılık ister. Yani bu süreç bir organizasyon için bilgeleşme sürecinin bir parçasıdır.
Bilge şirketler tam da bu noktada ayrışır. Onlar reflekslerinin farkında olan ve bu refleksleri yönetebilen organizasyonlardır. Kriz anında paniklemek yerine durumu analiz edebilirler. Suçlu aramak yerine çözüm üretirler. Gerçeği saklamak yerine görünür kılarlar. Bu nedenle daha az hata yapmazlar, ama hatalarını daha hızlı düzeltirler. Ve bu onları uzun vadede güçlü kılar.
Sonuç olarak, bir şirketin gerçek yapısını anlamak için internet sayfalarında yazılı olan süslü vizyon cümlelerine veya strateji dokümanlarına bakmak yeterli değildir. Asıl bakılması gereken şey, organizasyonun refleksleridir. Çünkü refleksler, şirketin gerçek karar mekanizmasıdır. Ve bu mekanizma doğru çalışmadığı sürece, en iyi stratejiler bile kağıt üzerinde kalmaya mahkûmdur.