Sonuç odaklı olmak, yetkinlik olarak dayatıldığında, sürecin yönetiminde çatışmaların doğması olağandır. Görev ve sorumluluklar tanımlı olmasına rağmen iş yerinde çatışmalar yaşanılmaktadır. Bunu doğal olmaktan çıkartan, kurumun aciliyet duygusu ve yöneticinin, süreç yönetimi konusunda evrensel basamakları uygulamamasından kaynaklı olmaktadır. Bu yazımda işyerindeki çatışmaların doğallığını ve çatışma yönetiminin 7 etkili adımla aşılacağını paylaşmak istiyorum.
Çatışma Yönetiminde Bazı İlkeler
Çatışmayı doğuran anlaşmazlıklar ve uyuşmazlıkların çözümünde adil, yapıcı bir süreç yaratmak için öncelikle bazı ilkeleri en başında tanımlamak gerekmektedir.
- İletişim: Etkili iletişim, ilgili tüm tarafları aktif bir şekilde dinlemeyi, kendini açık ve saygılı bir şekilde ifade etmeyi tanımlar. Söylenmeyene odaklanır ve altta yatan sorunları anlamak için, açık ve dürüst bir diyalogu kolaylaştırmayı içerir.
2.İşbirliği: Kabul edilebilir çözümler bulmak için birlikte çalışmayı içerir. Zihin haritalarından yaratılacak fırtına sayesinde farklı bakış açılarını paylaşmak ve tüm tarafların çıkarlarını uygun çözümleri bulmak için zemin yaratmaktır.
3.Uzlaşma: Orta yol bulmak çabası özünde iki tarafında kazanmasını istemekten geçer. Benim kazandığım karşının kaybettiği durum, ya da tersi durum, uzun vadeli ilişkiyi zedeler. Bunun için taviz vermeyi bilmek, alma verme isteği üzerinden dengeyi kurmayı içerir.
Çatışmada Olmazsa Olmaz Beceriler Nelerdir?
İş yerinizde ya da yaşamınızda çatışma ve itilaf durumlarını çözmek için bazı evrensel becerilere sahip olmak önemlidir. - Açık İletişim
İş yerinde şeffaflık, çalışanın güvende olma ve değerli hissetme ihtiyacını karşılar. Kurumunuzda yaratacağınız şeffaflık ortamı, çatışma oluşumunu önceden yakalamanıza fırsat verir. Kurumda açık kapı oluşumunu teşvik etmek, önemli çatışmaların oluşmasından korkmadan, kendini ve yaratıcılığını ifade etmeye destek olur. - Etkin Dinleme
Çatışma çözümünde temel bir beceridir. Odaklanmanın olduğu, farklılığın anlam bulduğu, yaratıcılığın beslendiği alan burasıdır. Burada yaratılmak istenilen anlaşılmışlık hissidir. Kelimelerin önemi kadar, ses tonu ve beden dili dinlemenin ana parçasını oluşturmaktadır. Anlama ve anlaşılma ikiz kardeştir. Davranışların ardındaki duyguları bilmenize, oradan değerleri öğrenmenize vesile olan, bu kardeşliktir. Bölünmeden dinlenilmek, anlaşılma ve duyguların kabulü anlamı taşır. - Duygusal Zeka
Kendini bilme, başkalarını tanıma, fark etme ve tepkilerini ölçerek ayarlama halidir. Karar süreçlerinde yalnız olmadığımızı, tepki ve etki arasındaki ince çizginin önemini bilmeyi gerektirir. Fırsatları görme, onlarla bağlantı kurma ve yararlanma becerisini tanımlar. Özellikle problemleri önceden tespit etme ve engelleme ortamı yaratır. - Tarafsızlık
Çatışma konusu olan sorunu çözmek için, ortak pencereden bakacak bir zemine ihtiyaç vardır. Bu zeminde, tarafsız taraflı yaklaşımı, zeminin temel prensibini oluşturmalıdır. Kişilere tarafsız, bununla birlikte kurumun verimliliği, gelişimi, yüksek performansı yakalama ve ortak maçlara taraflı olunmalıdır. İlgisiz olacak konuları gündeme almak, karakter ve kişiliklere saldırmak, önyargılara dayalı varsayımlarda bulunmak, çözümden uzaklaşmayı doğurur. Kişilere tarafsız olunduğunda, farklı bakış açılarını ve yaratıcılığını ortaya çıkarmalı, güveni beslerken, adil şekilde değerlendirmeyi yaratmalıdır. Kurumunuz içinde bulunan farklılıklardan beslenmek istiyorsanız, bireysel katkı alacak zemini yaratmalısınız. - Sabır
İşyerinde yaşanılan çatışmalarda, sorunların çözülmesi, duyguların yatışması ve bakış açılarının netleşmesi için sıklıkla zaman gerektirir. Sabırlı olmak, sonuçlara veya kararlara erken varmaktan kaçınmak anlamına gelir.
Aciliyet duygunuzu yenerek, alınan kararlarınızda sorumluluk yaratmak istiyorsanız, kişileri sürece dâhil etmek için yeterli zamanı tanımanız gerekmektedir. Kişilere kendilerini ifade edecekleri ortamı ve zamanı yaratmanız, ilgili bilgilerle masada olmaları, çatışmanın çözümü için oldukça önemlidir.
Çatışma Çözümünde Etkin 7 Adım
Yukarıda belirtilen temel becerilerin entegre edilmesiyle işyerindeki çatışmaları etkili bir şekilde yönetmek için aşağıdaki çerçeve kullanılabilir. - Durumu Araştırın
İşyerinde çatışma çıktığında, ilk adım konuyla ilgili kapsamlı bir soruşturma yürütmektir. Buna şunlar dâhildir:
• İlgili taraflarla görüşülerek hangi ihtiyaçların karşılanmadığının anlaşılması
• Her bir tarafın hangi sonuçları elde etmek istediğiyle ilgili sorular sormak.
• Çalışanların sorunu kendi başlarına çözüp çözemeyeceklerini veya üçüncü bir tarafa (örneğin İK, yönetim vb.) ihtiyaç olup olmadığını belirlemek.
Anlaşmazlıkta her iki tarafının da ayrıntılı bir şekilde anlaşılması, durumun doğru bir şekilde temsil edilmesini ve devam etmeden önce temel nedenlerin belirlenmesini sağlar. - Ortak Zemin Bulun
Ortak pencereden bakmak, yapıcı bir diyalog için temel oluşturur. Çoğu zaman aynı hedef için çalışan insanların, farklı bakışları, iş yapma modelleri, anlam ve bağlantı kurma istekleri, kendine özel ifadeyle farklılık içerir. Farkındalık yaratan ve sorumluluk bilincini güçlendiren asıl şey, ortak zeminde bunun yeşermesidir. Bu zemin birlik duygusunu güçlendirirken, üretken tartışmaların kapısını açar. Toplantılara başlamadan önce, amacın net olması, gerekli ölçümlerin kişilerce bilinmesi ve kişisel katkılarının ne olacağı konularında ön çalışma yapılamasını talep etmek anlamlı olacaktır. - Ortak Çözüm İçin; Zihin Jimlastiği
Bir amaca uygun olan zemini yarattıysanız, sonraki adım olası çözümler için beyin fırtınası oluşturmak olmalıdır. Yöneticiliğini yaptığınız bu duruma, tarafları yargılamadan fikir üretmeyi teşvik edebilir, ortak amaca yönelik fikirlerin kesiştiği noktaların keşfini sağlaya bilirsiniz. Burada en büyük yardımcınız güçlü sorular ve etkin dinleme olacaktır. Böyle düşünmeni ve bakmanı sağlatan etmenler nelerdir? Bunun konuya olan katkısı neler olabilir? - Bir Çözüm Üzerinde Anlaşın
Bir sonraki adım, en uygun çözümler üzerinde müzakere etmek ve anlaşmaktır. Bu, her bir tarafın tercihlerini ve endişelerini dile getirme fırsatına sahip olduğu uzlaşma ve açık diyalog içerebilir. Her iki taraf da adil, gerçekçi ve daha önce belirlenen ortak zeminle uyumlu bir çözüm için çabalamalıdır. Uzlaşmaya varmak, tüm tarafların çözümün başarısına ilişkin çıkar sahibi olmasını sağlar. - Sorumlulukları Belirleyin
İlgili kişilerin rollerini ve sorumluluklarını açıkça tanımlayarak, herkesin çözüm sürecine katkılarının fark etmesini sağlayacaktır. Sorumlulukların belirlenmesiyle, odak noktası netleşecektir. Bu durum sorunun çözümü için sahiplenme ve hesap verebilirlik duygusunu güçlendirir. Tatmin edici sonuca ulaşmak adına birlikte çalışma, öğrenme ve deneyimleme sürecini doğururken, sonucun sahiplenilmesi, anlamı bulma isteğini, bağlantı kurma çabasını güçlendirir. Kurumlarda anlam ve bağlantı kurma kaygınızı ortandan kaldırır. - Olayı Belgeleyin
Belgeleme, gelecekte ihtiyaç duyulması halinde başvurulabilecek resmi bir kayıt işlevi görür. Davranış örnekleri, performans değerlendirme sürecinde, geri bildirim ve gelişim süreçleri için gereklilik arz eder. Çatışma konusu ve yaklaşımlar, ortak zemin için iş birliği ve iletişim becerileri, çözümler ve öğrenmeler, yapılan eylemler ve taahhütler bu belgede yer almalıdır. İlerde kişiselleştirmeden uzaklaşılmasını sağlayacak netlik sağlar. İş yerinde, toksit olabilecek kişiler için yardımcı olur. - Takip
Bir çatışma çözüldüğünde, ilişkiler her zaman normale dönmez. Açık iletişim hatlarını sürdürmek, ilerlemede sürecinde gerilemeyi ve yeni sorunların ortaya çıkmasını önler. Takip, farklı etaplarda tekrar bir araya getirici olmalıdır. Ortak amacı besleyen çözümde, korunması gereken iletişimin sürekliğidir. Bu çalışanda bağlılığı ve özveriyi yolda tutmayı sağlayacaktır.
Çatışmaların etkin yönetimi, farklılıklardan öğrenme, gelişme fırsatı yaratarak siz ve takımınızı zenginleştirir. İstediğiniz sinerjiyi yaratırken, işbirliği ve bağlantı kurma isteğine anlam katar. Yüksek performans yakalamada sorumluluk duygusunu geliştirken, işinde ustalaşmaya olanak sağlar.
